LEGEA nr. 36 din 11 ianuarie 2023 pentru modificarea Legii contabilităţii nr. 82/1991, precum şi a Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 28/1999 privind obligaţia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale aduce modificarea drastică a unor termene de păstrare a unor documente, de la 10 la 5 ani.
Astfel, de exemplu, statele de salarii, cât şi dosarele personale ale angajaţilor vor fi arhivate numai cinci ani.
Legea a intrat în vigoare de la 15 ianuarie 2023.
- Persoanele care utilizează sisteme informatice de prelucrare automată a datelor au obligaţia să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, controlul şi păstrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculaţi de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exerciţiului financiar în care au fost întocmite;
- Registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva timp de 5 ani calculaţi de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exerciţiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii;
- Memoria fiscală (aparate de marcat electronice fiscale) este un dispozitiv unic inscriptibil din modulul fiscal, care trebuie să permită obligatoriu acumulări progresive ale datelor, fără ca acestea să poată fi modificate sau şterse, precum şi conservarea în timp a acestora pe o perioadă de 5 ani;
- Registrul special şi raportul fiscal de închidere zilnică sunt documente avute în vedere de către organele fiscale cu ocazia verificării veniturilor care stau la baza determinării impozitelor şi taxelor datorate bugetului de stat. Documentele menţionate anterior se arhivează şi se păstrează pe o perioadă de 5 ani, calculaţi de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exerciţiului financiar în care au fost emise. Obligaţia privind arhivarea şi păstrarea raportului fiscal de închidere zilnică pe o perioadă de 5 ani NU se aplică operatorilor economici care utilizează aparate de marcat fiscale, care nu înglobează constructiv dispozitivul de imprimare;
- Operatorii economici care utilizează aparate de marcat electronice fiscale, la umplerea memoriei fiscale, atunci când aceasta trebuie înlocuită ca urmare a defectării, ori când nu mai poate fi folosită de către utilizatori din diverse motive, precum şi în cazul în care aceştia îşi încetează activitatea, sunt obligaţi să asigure păstrarea şi arhivarea memoriilor fiscale pentru o perioadă de 5 ani calculaţi de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exerciţiului financiar în care au fost întocmite.
! Baza legală: LEGEA nr. 36 din 11 ianuarie 2023 pentru modificarea Legii contabilităţii nr. 82/1991, precum şi a Ordonanţei de urgenţă a Guvernului nr. 28/1999 privind obligaţia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale.
