Administraţia Judeţeană a Finanţelor Publice (AJFP) Galaţi informează asupra principalelor aspecte ce vizează sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura, şi care au devenit operaţionale din 1 aprilie 2022.
Astfel, unităţile afiliate sunt obligate, începând cu data de 1 aprilie 2022, să transmită în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura facturile emise titularilor voucherelor. (art. I, alin. 2 din OUG 131/2021)
Operatorii economici cu activitate de turism din România, autorizaţi de Autoritatea Naţională pentru Turism, conform Ordonanţei Guvernului nr. 58/1998, care deţin structuri de primire turistice clasificate şi/sau agenţii de turism licenţiate şi care acceptă vouchere de vacanţă ca modalitate de plată, se denumesc, în mod convenţional, unităţi afiliate. (art. 4, alin. 1 din OUG 8/2009)
Potrivit art. XXXVII, din OUG 130/2021, pentru produsele cu risc fiscal ridicat (stabilite prin OPANAF nr. 12/2022), comercializate în relaţia B2B:
a) furnizorii pot, în perioada 1 aprilie-30 iunie 2022, să transmită facturile emise în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura, indiferent dacă destinatarii sunt sau nu înregistraţi în Registrul RO e-Factura;
b) furnizorii sunt obligaţi, începând cu data de 1 iulie 2022, să transmită facturile emise în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura, indiferent dacă destinatarii sunt sau nu înregistraţi în Registrul RO e-Factura.
Cele 5 categorii de produse cu risc fiscal ridicat potrivit OPANAF nr. 12/2022 sunt:
1. Legume, fructe, rădăcini şi tuberculi alimentari, alte plante comestibile;
2. Băuturi alcoolice;
3. Construcţii noi;
4. Produse minerale (apă minerală naturală, nisip şi pietriş);
5. Îmbrăcăminte şi încălţăminte.
Lista produselor va fi reevaluată periodic conform prevederilor OUG nr. 130/2021.
Facturarea electronică în domeniul achiziţiilor publice
Autorităţile şi entităţile contractante prevăzute la art. 2 alin. (1) lit. m) din OUG 120/2021, trebuie să fie înregistrate în Registrul entităţilor publice, conform OMF nr.2.004/2013.
În calitate de destinatari ai facturii electronice emise în relaţia B2G, autorităţile şi entităţile contractante au obligaţia să primească şi să descarce factura electronică, prin accesarea „Punctului Unic de Acces” de pe site-ul MF - Sistemul naţional de raportare Forexebug, secţiunea „Vizualizare rapoarte” - „Facturi electronice”.
Destinatarii facturilor electronice emise în relaţia B2G care nu dispun de o aplicaţie de conversie pot utiliza aplicaţia informatică pusă la dispoziţie de către Ministerul Finanţelor, prin Centrul Naţional pentru Informaţii Financiare, la adresa web www.efactura.mfinante.ro. (art. 5 din OMF 1365/2021)
Facturarea electronică în relaţia comercială dintre doi operatori economici
În vederea utilizării sistemului RO e-Factura în relaţia B2B, emitentul trebuie să fie înregistrat în Registrul RO e-Factura.
Înregistrarea în sistemul RO e-Factura se face prin intemediul SPV, secţiunea Factura electronică/Registrul RO e-Factura. (cap. I din OPANAF 1713/2021) Începând cu data de 1 a lunii următoare exercitării opţiunii, operatorul economic este înscris în Registrul RO e-Factura. De la momentul înscrierii în Registrul RO e-Factura, emitentul dobândeşte şi calitatea de destinatar.
- În vederea primirii şi descărcării facturii electronice, destinatarul accesează SPV, secţiunea Factura electronică/ Mesaje.
- În situaţia în care operatorul economic a optat pentru utilizarea sistemului naţional privind factura electronică RO e-Factura, acesta are obligaţia de a emite doar facturi electronice şi de a utiliza acest sistem pentru transmiterea acestora către toţi destinatarii definiţi la art. 2 alin. (1) lit. p) din OUG nr. 120/2021, cu excepţia facturilor electronice emise ca urmare a executării contractelor clasificate potrivit legii sau în cazul în care atribuirea şi executarea contractului de achiziţie publică au necesitat impunerea, potrivit dispoziţiilor legale, a unor măsuri speciale de securitate pentru protejarea unor interese esenţiale de securitate ale statului. (art. 5,6,7 din OUG 120/2021)
- Emitentul facturii electronice pregăteşte fişierul corespunzător facturii electronice în format XML, conform documentaţiei tehnice publicate în secţiunea dedicată RO e-Factura disponibilă pe portalul Ministerului Finanţelor (https://mfinante.gov.ro/web/efactura), respectiv Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală.
- Fişierul XML trebuie să respecte standardul european EN 16931 (model semantic de bază al facturii electronice) şi regulile naţionale RO-CIUS prevăzute în legislaţia specifică. (art. 2 din OPANAF 1365/2021).
Documentaţia tehnică completă necesară la completarea facturii şi salvarea ca XML, sintaxa UBL, precum şi un model de completare, sunt disponibile accesând link-ul: https://efactura.mfinante.ro (Specificaţii tehnice).
Observatii:
- Va fi pus la dispozitie si un validator de XML (care include inclusiv validarile de CIUS RO-NAT), prin intermediul DUKIntegrator.
- Fisierul XMl al facturii trebuie generat de emitenti din aplicatiile informatice proprii.
În vederea transmiterii facturii electronice, emitentul accesează SPV secţiunea Factura electronică/Trimitere factură.
În urma transmiterii facturii electronice, sistemul RO e-Factura atribuie un număr de identificare, utilizat ca referinţă în cadrul proceselor şi operaţiunilor specifice sistemului.
În situaţia în care drept urmare a operaţiunilor de verificare a facturii nu sunt identificate erori, se aplică semnătura electronică a MF care atestă primirea facturii electronice în sistemul RO e-Factura.
Exemplarul original al facturii electronice se consideră fişierul de tip XML însoţit de semnătura electronică a MF, care este pus la dispoziţia emitentului, respectiv destinatarului, în sistemul RO e-Factura, sub forma unui fişier arhivă de tip zip.
În situaţia în care factura electronică transmisă nu respectă structura prevăzută, emitentul primeşte mesaj cu erorile identificate. După corectarea erorilor identificate, factura electronică se transmite în cadrul aceluiaşi sistem naţional privind factura electronică RO e-Factura. (art. 4, alin. 5 din OUG 120/2021)
Data comunicării facturii electronice către destinatar se consideră data la care factura electronică este disponibilă acestuia pentru descărcare din sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura. Destinatarul este notificat cu privire la facturile electronice primite în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura.Data comunicării este accesibilă în sistem şi emitentului facturii electronice.
Corecţia facturii electronice
În situaţia unei facturi electronice emise în relaţia B2B asupra căreia destinatarul are obiecţii, acesta înştiinţează emitentul facturii electronice inclusiv în sistemul naţional privind factura electronică RO e-Factura, prin transmiterea unui mesaj, respectând structura publicată în documentaţia tehnică.
În situaţia unei facturi electronice emise în relaţia B2G asupra căreia destinatarul are obiecţii, acesta înştiinţează emitentul facturii electronice inclusiv prin intermediul sistemului naţional de raportare - Forexebug, prin transmiterea unui mesaj, respectând structura publicată în documentaţia tehnică.
Factura electronică comunicată destinatarului nu se poate returna în sistemul RO e-Factura.
Corecţia facturii electronice comunicate destinatarului în sistemul RO e-Factura se efectuează conform art. 330 din Legea nr. 227/2015 privind Codul fiscal, cu modificările şi completările ulterioare. Factura electronică corectată se transmite în cadrul aceluiaşi sistem RO e-Factura. (art. 6 din OPANAF 1365/2021)
Notificarea emitentului şi destinatarului privind factura electronică
Pentru fişierele arhivă nedescărcate precum şi pentru mesajele transmise de către destinatar şi nedescărcate de către emitent, se transmit notificări în ziua următoare publicării fişierelor nedescărcate, în mod automat. Notificările sunt transmise la adresele de poştă electronică completate în SPV de către reprezentanţii emitentului, dacă a fost exprimată opţiunea în acest sens.
Pentru fişierele corespunzătoare facturilor primite şi nedescărcate de către destinatar, se transmit notificări în ziua următoare publicării fişierelor nedescărcate, în mod automat. Notificările sunt transmise la adresele de poştă electronică completate în SPV de către reprezentanţii destinatarului, dacă a fost exprimată opţiunea în acest sens.
Fişierele corespunzătoare facturii electronice în format XML şi mesajele de eroare sunt disponibile pentru descărcare 60 de zile de la momentul publicării în sistem, iar ulterior vor fi arhivate electronic în conformitate cu prevederile legale în vigoare şi eliberate la cerere. (art. 7,8 din OMF 1365/2021)
Informaţii de interes referitoare la implementarea sistemului naţional privind factura electronică RO e-Factura sunt disponibile pe site-ul ANAF>Despre ANAF>Strategii ANAF>Proiecte de digitalizare>E-Factura, sau accesând link-ul : https://www.anaf.ro/anaf/internet/ANAF/despre_anaf/strategii_anaf/proiecte_digitalizare/e.factura.
