Telefonul, fie el fix sau mobil, face parte zilnic din existenţa noastră. Mijloc de comunicare util, telefonul este de un real folos pentru a lua legătura cu persoane aflate de distanţă mai mică sau mai mare şi de a comunica în timp util ceea de dorim să transmitem.
Există anumite reguli ce ţin de bunele maniere, care trebuie respectate şi în conversaţiile telefonice. Dacă apelăm o persoană, conversaţia începe în mod obligatoriu cu o formulă de salut, aleasă în funcţie de persoana căreia ne adresăm. Dacă e o persoană apropiată — soţ/soţie, frate, fiu, prieten etc — putem folosi familiara formă de salut ''Bună!'', dacă e o persoană cu care avem relaţii instituţionale sau o persoană necunoscută, vom spune ''Bună dimineaţa/ ziua/ seara'', în funcţie de momentul zilei.
Dacă nu vorbim cu o persoană care ne recunoaşte vocea, obligatoriu ne vom prezenta cu nume, prenume, calitatea în care apelăm pe cineva, instituţia pe care o reprezentăm (dacă este vorba despre o convorbire telefonică în interes de serviciu/profesional). Următorul pas este să spunem persoanei apelate scopul pentru care am sunat-o la telefon.
În cazul în care telefonăm unei persoane pe care nu o cunoaştem personal, în scop profesional, ne vom asigura înainte că ştim numele corect şi funcţia acesteia.
Indiferent de persoana apelată, vom folosi un ton politicos. Dacă avem nevoie de anumite informaţii, le vom solicita trecând direct la subiect, evitând exprimările nesigure şi irosirea timpului persoanei pe care o căutăm. Când primim răspuns de la persoana căreia i-am solicitat informaţiile, vom asculta atent, pentru a reţine toate datele şi detaliile, pentru a nu fi nevoie ca aceasta să le repete. Eventual, vom avea pregătite un carnet şi un pix, pentru a nota ce ne interesează.
În cazul în care vorbim la telefon cu persoane apropiate, vom asculta ce au de spus, fără a le întrerupe, apoi vom răspunde la eventuale întrebări. Sunt obositoare şi nepoliticoase conversaţiile lungi, deci le vom evita. Doar în cazuri în care discutaţi la telefon cu rude aflate la depărtare mare, pe care nu le-aţi întâlnit de multă vreme, sunt permise conversaţiile mai lungi, dar nu exagerat de lungi.
Într-o convorbire telefonică, dialogul trebuie să decurgă natural. În cazul în care se ajunge la întrebări de genul ''şi ce mai zici?'' e clar că deja au fost discutate subiectele importante şi nu facem altceva decât să prelungim inutil o discuţie.
Dacă noi suntem cei care am apelat persoana, trebuie să ştim când să oprim conversaţia. O vom face politicos, mulţumind pentru timpul acordat şi luându-ne rămas bun. Dacă o persoană doreşte să prelungească o conversaţie, încercaţi să o încheiaţi folosind expresii potrivite, cum ar fi ''mi-a făcut plăcere să discutăm, dar v-am reţinut destul de mult, vă mulţumesc pentru informaţii''. Chiar şi în cazul persoanelor apropiate, discuţia prelungită trebuie încheiată pe un ton cordial, prietenos, în genul ''mă bucur că am vorbit, vom relua discuţia cu prima ocazie când ne vom întâlni''.
Important este să reţinem că o convorbire telefonică nu poate ţine locul unei întâlniri, unde discuţiile se pot prelungi. La telefon vom fi cât mai concişi în ceea ce avem de comunicat.
Există situaţii în care o convorbire telefonică poate lua o întorsătură neplăcută. Nu ridicaţi tonul, păstraţi-vă calmul, în niciun caz, oricât de deranjaţi aţi fi de ce vi se spune, nu trântiţi brusc telefonul fără niciun cuvânt. Puteţi încheia discuţia neplăcută spunând ''Îmi pare rău, cred că e mai bine să încheiem discuţia. La revedere''.
Finalul unei discuţii cu o persoană apropiată, chiar dacă e cea mai bună prietenă, fiica sau mama, se poate încheia cu familiarul ''Pa, pe curând'', dar încercaţi să evitaţi expresiile atât de folosite în ultima vreme, care sunt de un gust îndoielnic, de genul ''Pa-pa-pa-pa, fată, pupicei''.
